Budgétisation Stratégique – Guide pour les Directeurs

Les entreprises se caractérisent actuellement par un rythme rapide de consolidation et de développement. Ce processus est un effet secondaire de la transformation numérique accélérée, qui a mis en évidence les faiblesses des outils traditionnels de planification et de budgétisation. Les outils généraux, tels qu’Excel, sont sujets aux erreurs humaines et ne favorisent pas le travail d’équipe, ce qui empêche une modélisation efficace des scénarios « et si ». Néanmoins, une bonne planification et budgétisation repose sur la créativité, la collaboration et la qualité de l’information. La découverte du processus de transformation numérique est que les entreprises qui adoptent la meilleure approche systémique basée sur les données sont les plus flexibles. Grâce à cela, les directeurs financiers et leurs équipes sont en mesure d’identifier rapidement et d’informer la direction des opportunités émergentes.

Comment la budgétisation peut-elle aider les directeurs financiers à améliorer la stratégie d’entreprise ?

Actuellement, le conseil d’administration attend des directeurs financiers qu’ils jouent un rôle plus stratégique. Les directeurs financiers qui s’appuient sur le programme Excel limitent leurs capacités stratégiques en raison de l’échelle et de la disponibilité limitées d’Excel, ce qui réduit leur valeur et les expose à être perçus comme de simples analystes de données.

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Bien qu’Excel soit un excellent outil de base qui a parcouru un long chemin, il reste loin derrière par rapport aux autres options disponibles aujourd’hui. Les plateformes d’évaluation de la performance financière permettent aux entreprises de mieux gérer leurs finances et de prendre des décisions plus rapidement, ce qui accélère leur succès et leur transformation.

Le budget est un outil essentiel pour orienter la stratégie. Étant donné que les directeurs financiers disposent de données et d’un aperçu des initiatives qui créent de la valeur, ils peuvent jouer un rôle plus important dans l’orientation de la stratégie d’entreprise et, avec le soutien de la technologie appropriée, ils peuvent prévoir avec précision les données et démontrer le retour sur investissement potentiel pour d’innombrables projets.

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L’analyse du budget dans un contexte étroit peut conduire à une incapacité de croissance et de transformation de l’entreprise. C’est pourquoi les directeurs financiers jouent un rôle clé dans l’élaboration efficace de la stratégie, en tenant compte de toutes les opportunités. Ils peuvent conduire la transformation du processus de budgétisation et de planification, en remettant en question les normes établies, en fixant des objectifs d’amélioration continue, en plaçant les objectifs de performance au premier plan du budget, et en utilisant des scénarios pour estimer le temps et l’ampleur des changements potentiels. Les plateformes d’évaluation de la performance financière permettent aux entreprises de mieux gérer leurs finances et de prendre des mesures plus rapidement, ce qui accélère leur succès et leur transformation. Dans ce contexte, Excel, bien que toujours utile, reste en retard par rapport aux autres options disponibles aujourd’hui.

Qu’est-ce que la budgétisation stratégique ?

Dans une certaine mesure, cela se comprend de soi-même, la budgétisation stratégique prend en compte les objectifs et les coûts à long terme. Ce processus comprend la préparation de différents budgets et prévisions pour les dépenses à court terme, qui sont alignés sur l’objectif à long terme. Une fois le budget stratégique établi, l’entreprise peut allouer des fonds spécifiques à diverses activités. Le plan stratégique à long terme couvre généralement cinq ans, divisés en objectifs annuels. La budgétisation stratégique attribue des valeurs financières à chacune des activités énumérées dans le plan stratégique à long terme et prouve que l’entreprise se concentre sur la croissance dans le cadre de ses capacités. Une budgétisation consciente est essentielle pour utiliser efficacement les fonds et réaliser des projets et des objectifs. Pourquoi les budgets sont-ils importants pour la planification stratégique ? Bien qu’il ne soit pas nécessaire de prendre en compte le budget lors de l’élaboration d’un plan stratégique, le faire donne une portée financière réaliste à ce que l’entreprise peut accomplir. Les activités et les dépenses doivent être synchronisées, sinon des ressources précieuses peuvent être gaspillées sur des projets à court terme qui ne contribuent pas à atteindre les objectifs à long terme. L’intégration du budget et du plan stratégique permet également de modifier les deux simultanément.

En résumé, la budgétisation stratégique :

1. Permet à l’entreprise de créer une carte des objectifs
2. Rend la prise de décision crédible
3. S’inscrit dans la formulation des actions

Quelle est la relation entre la budgétisation, la planification stratégique et opérationnelle ?

La planification est souvent la première étape qu’une entreprise entreprend. La planification stratégique concerne ce que l’entreprise veut accomplir, et la planification opérationnelle concerne la manière dont l’entreprise va y parvenir. L’entreprise définit ses objectifs et trouve des moyens de les réaliser. Une fois le plan établi, l’entreprise budgétise les projets. Le budget alloue des fonds aux projets sur une base mensuelle ou trimestrielle et prend en compte les revenus et dépenses futurs. Les entreprises réexaminent souvent le budget chaque année pour s’assurer qu’elles sont sur la bonne voie et apporter des modifications si nécessaire.

Exemples de budgétisation stratégique

Budgétisation stratégique du développement de produits

La planification du développement et de la mise sur le marché d’un produit spécifique comprend souvent des recherches, la conception et la stratégie de mise en œuvre. L’inclusion d’un budget stratégique à long terme permet aux entreprises d’allouer précisément des ressources à ce produit.

Budgétisation stratégique des programmes d’entreprise

La budgétisation stratégique consiste généralement à établir un certain nombre d’événements à court terme qui contribuent à atteindre un objectif à long terme. En tenant compte de la stratégie de l’entreprise et de ses objectifs, la budgétisation stratégique permet de revoir quels programmes nécessitent quel niveau de financement, ce qui permet à l’entreprise d’éviter les dépenses excessives ou insuffisantes et de contribuer efficacement à l’objectif final de l’entreprise.

Budgétisation stratégique des infrastructures

Les entreprises opérant dans les secteurs de la construction, de l’organisation ou de la planification urbaine doivent planifier leur budget pour mener efficacement leurs activités. Les projets de grande envergure, tels que la construction de lignes ferroviaires, d’autoroutes ou de gratte-ciel, nécessitent plusieurs années de conception et de réalisation, et disposer d’un budget adéquat est essentiel pour une planification et une exécution précises de ces projets. La planification budgétaire fournit un aperçu fiable des ressources nécessaires, permettant aux entreprises d’éviter les dépenses excessives ou insuffisantes.

Budgétisation stratégique de la productivité et des capacités de production

Un budget et un plan quinquennaux établis maintenant peuvent subir des changements drastiques si une avancée technologique révolutionnaire se produit au cours de la troisième année. Grâce à un budget stratégique déjà établi, l’entreprise peut facilement ajuster ou redéfinir son plan en fonction des données recueillies au cours des trois premières années du plan initial.

Budgétisation incrémentale

C’est l’une des méthodes de budgétisation les plus couramment utilisées en raison de sa simplicité. La budgétisation incrémentale prend en compte les résultats financiers réels de l’année précédente et calcule le budget de l’année en cours en ajoutant ou en soustrayant un certain pourcentage de ces résultats. Cette méthode est idéale pour les entreprises dont les principaux coûts ne varient pas beaucoup d’une année à l’autre. Cependant, cette méthode présente de nombreux inconvénients. Tout d’abord, c’est une méthode axée sur les résultats internes de l’entreprise, qui ignore les facteurs externes influençant les activités et les résultats, tels que l’inflation. Elle peut également favoriser les inefficacités et les solutions à court terme, en particulier les dépenses inutiles. Si le budget augmente d’un certain pourcentage chaque année, ces fonds seront simplement dépensés pour maintenir la croissance d’année en année, indépendamment de leur utilisation. La méthode incrémentale est donc la meilleure uniquement lorsque l’entreprise adopte une approche stratégique pour utiliser les fonds supplémentaires dans le budget.

Budgétisation basée sur les activités (activity based budgeting)

C’est une approche descendante, permettant aux plans stratégiques de l’entreprise d’influencer le budget en calculant les ressources financières nécessaires pour atteindre l’objectif initial ou final. Par exemple, si l’entreprise a fixé un objectif final de 100 millions de zlotys, l’équipe de gestion analyse les étapes nécessaires pour atteindre cet objectif et estime le coût de chaque activité. Le coût prévu de l’activité constitue le budget.

Budgétisation basée sur la valeur pour l’entreprise

Cette méthode garantit que chaque coût inclus dans le budget a une valeur attribuée pour l’entreprise, en posant des questions clés telles que :

• Quelle est la justification de l’utilisation de ce montant ?
• Pour qui cette valeur est-elle créée – pour les clients, les employés ou les parties prenantes ?
• La valeur générée par ce coût dépasse-t-elle son coût ? Sinon, existe-t-il des raisons justifiées de maintenir ce coût dans le budget ?

L’objectif principal de cette méthode est d’éliminer les dépenses inutiles et d’augmenter le retour sur investissement de l’entreprise en se concentrant sur les coûts qui génèrent réellement de la valeur pour l’entreprise. L’introduction de cette méthode permet de prendre des décisions budgétaires éclairées, en obtenant une meilleure compréhension des coûts et des avantages associés à chaque élément du budget.

Budgétisation à base zéro (opérée sur une base zéro)

C’est une approche ascendante, qui suppose que le budget est réinitialisé à zéro chaque année, ce qui signifie que chaque coût doit être justifié à nouveau. Ce type de budget est très strict et ne permet pas de dépenses supplémentaires. C’est une méthode courante, car elle permet d’éviter toutes les dépenses qui ne sont pas jugées nécessaires pour atteindre les bénéfices de l’entreprise. Bien que les équipes financières n’utilisent pas la budgétisation à base zéro d’année en année, elle peut être utile comme solution temporaire, en particulier lorsqu’il est nécessaire de serrer rapidement la ceinture, par exemple lors d’une restructuration financière ou d’une récession économique généralisée. La budgétisation à base zéro se concentre principalement sur les coûts discrétionnaires, plutôt que sur les coûts opérationnels de base. Bien que le processus soit chronophage et nécessite un examen minutieux des détails, il offre la meilleure option pour économiser des fonds.

Processus de budgétisation stratégique

Le processus de budgétisation stratégique comprend quatre étapes :

Définition des objectifs

Le processus de définition des résultats attendus pour un projet, un programme ou l’ensemble de l’entreprise. Les entreprises créent souvent une liste générale d’objectifs, qui sont divisés en objectifs plus petits pour chaque département. Les objectifs doivent être spécifiques, quantifiables et mesurables, ce qui permet à l’entreprise de suivre les progrès et l’efficacité de son plan. En général, la plupart des entreprises définissent de cinq à sept objectifs.

Définition de la stratégie

Il s’agit de l’élaboration d’un plan pour atteindre les objectifs fixés, ainsi que de la détermination de l’importance de chaque partie de la stratégie et de la définition de la personne responsable de l’exécution des actions spécifiques. La stratégie doit également préciser la fréquence de mesure des progrès, par exemple à l’aide d’un indicateur de conversion mensuel pour augmenter l’engagement des clients. Il faut également prévoir des mesures de sécurité pour les variables ou les risques imprévisibles. Une fois le plan terminé et les budgets alloués à chaque projet, il doit être examiné par tous les départements de l’entreprise. Lorsque tout le monde est satisfait, la stratégie peut être mise en œuvre.

Définition des indicateurs

Mise en œuvre de la stratégie et suivi des progrès. Les départements concernés collectent, organisent et analysent toutes les données pertinentes pour évaluer l’efficacité du plan. Les quatre dimensions de la performance mesurable comprennent les résultats financiers, les processus commerciaux internes, les relations avec les clients et l’apprentissage et le développement organisationnel. Chaque catégorie a sa propre liste d’indicateurs, qui incluent le retour sur investissement, la durée du cycle opérationnel, les plaintes des clients et la motivation des employés.

Vérification de l’atteinte des objectifs

Pour évaluer si les objectifs ont été atteints à temps, les données collectées sont analysées, ce qui permet d’évaluer l’efficacité des différents aspects du plan et d’identifier les éléments nécessitant des améliorations. La réalisation d’une analyse de routine du plan permet d’apporter des modifications pour l’avenir. De plus, à la fin de la période budgétaire, les données peuvent être utilisées pour définir de nouveaux objectifs et élaborer un nouveau plan.

Élimination de l’isolement entre le budget et la stratégie

La combinaison des processus de budgétisation et de stratégie, plutôt que leur séparation, permet aux entreprises d’obtenir une vue d’ensemble plus cohérente et intégrée de leurs objectifs et de leurs ressources. Cela facilite la prise de décisions éclairées et alignées sur la vision à long terme de l’entreprise.